A+ A A-

Social Media Protocol

Procotol social media Scoutinggroep Willem de Zwijger Utrecht. 

Social media worden in het dagelijks leven veel door individuele scouts, vrijwilligers en leidinggevenden gebruikt. Het is goed om hierover met elkaar afspraken te maken in bijvoorbeeld de groepsraad. Zo kan een negatieve uitlating over bijvoorbeeld een groepsactiviteit grote gevolgen hebben. Een ander voorbeeld is het te plannen jubileumkamp met je groep. Met elkaar bedenk je een gaaf thema dat nog wel een tijdje geheim moet blijven. Vanuit enthousiasme wordt vanuit jullie overleg al getweet wat het thema is. Niet wenselijk. Professioneel gebruik van social media is daarom een onderwerp waar je met elkaar over moet spreken. Het is goed om deze afspraken op papier te zetten. Je kunt hiervoor dit voorbeeld gebruiken, waarmee je richtlijnen opstelt voor leiding en vrijwilligers. Daarnaast vind je bij dit voorbeeld enkele tips die als leidraad kunnen dienen voor je jeugdleden, zodat je ook als Scoutinggroep of –regio bijdraagt aan het creëren van een veilige en leerzame speelomgeving op internet.  

 

Voorbeeld protocol social media voor vrijwilligers  
Social media zijn niet meer weg te denken in de maatschappij en dus ook niet bij iedereen die betrokken is bij Scouting. Het biedt kansen om te laten zien dat je trots bent op Scouting. Daardoor kan het bijdragen aan een beter imago bij vrienden, familie, leden en collega’s. Het delen van informatie en kennis op social media met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks of beperkt communicatie mogelijk was, kan leiden tot een beter beeld van wat er speelt binnen de groep. Er ontstaan hiermee heel veel kansen.  

Social media gebruik kan ook veel vragen oproepen. Privé-gerelateerde zaken en Scoutinggerelateerde zaken zijn bijvoorbeeld niet (meer) zo gemakkelijk te scheiden. En dat hoeft ook niet. Uitgangspunt is dat social media een waardevolle bijdrage aan de organisatie leveren, zoals email en internet dat ook nog steeds doen. Om verschillende denkbeelden over het gebruik van social media de Scoutingorganisatie niet te laten leiden tot misverstanden is dit protocol ontwikkeld.  

Voorbeelden:  

  • Tijdens een opkomst is iemand constant bezig met zijn mobiele telefoon om van alles te Twitteren  
  • Een vrijwilliger Twittert uit een vertrouwelijke bijeenkomst of heeft kritiek op de eigen organisatie.  
  • Iemand wil op zijn privéblog over Scoutingzaken schrijven en weet niet goed of dat mag.  
  • Jeugdleden willen vrienden worden met leiding op Facebook en leiding weet niet precies of dat wel zomaar kan en mag. 
  • Een leidinggevende geeft via Facebook en Twitter kritiek op een ouder, terwijl het bestuur in overleg is om tot een oplossing te komen  

 

Verantwoordelijkheid:  
Hoofdregel: het gedrag van vrijwilligers op social media wijkt niet af van wat in de Scoutinggroep gebruikelijk is. Dont’s zijn bijvoorbeeld foto’s en filmpjes in beschonken toestand, tweets die eindigen met XXX en te populair taalgebruik en schuttingtaal.  

Veiligheid:  
Scouting biedt een veilige en leerzame speelomgeving voor jeugd en jongeren. De Scoutinggroep heeft een verantwoordelijkheid als het gaat om het blijvend garanderen van deze veilige omgeving. Dat begint met duidelijke en gecommuniceerde normen en waarden en de handhaving daarvan. Ook digitaal. Groepen moeten zich niet laten verrassen door incidenten. Zorg voor duidelijke regels over: welke mediadragers zijn in de groep toegestaan? Ben je als Scoutinggroep betrokken in het grijze gebied tussen privé en Scouting? Wanneer schakel je ouders in, en wanneer Scouting Nederland of de politie? Welke sancties hanteer je bij welke overtreding? Hoe ga je om met slachtoffers en pers? Veel informatie over dit onderwerp is te vinden in de documenten:  

  • Protocol Ongewenst Gedrag  
  • In veilige handen  
  • Huishoudelijk Reglement Scouting Nederland  
    Ga voor deze documenten naar www.scouting.nl – Mijn Scouting – Bestuur & Organisatie – Calamiteiten (en - Over Scouting). Communiceer de regels en afspraken duidelijk met de groepsraad, vrijwilligers, leden en ouders.  

Voorbeelden die voor onveiligheid kunnen zorgen: kleineren van leiding of leden via YouTubefilmpjes, dreigtweets, digitale seksuele intimidatie of beschuldiging ervan.  
 

Afspraken eigendom social media  
Social media zijn een prachtig kanaal om te communiceren over Scouting. Veelal zal iemand uit de groep op eigen naam een nieuw netwerk starten bij de komst van een nieuwe vorm van social media. Met de groep spreken we af dat alle kanalen aangemaakt door leden van de groep, automatisch eigendom worden van en daarmee toebehoren aan de vereniging. Bij het beëindigen van het lidmaatschap wordt het account overgedragen aan de vereniging. Ten allen tijden zijn minimaal drie vrijwilligers van de Scoutinggroep (mede-)beheerder van het social media kanaal en eventuele wachtwoorden zijn bekend bij het groepsbestuur.  
 
Richtlijnen gebruik social media door Scoutinggroep Willen de Zwijger Utrecht  

  1. Vrijwilligers kunnen kennis en andere waardevolle informatie delen op eigen accounts, mits die informatie niet vertrouwelijk is en de Scoutinggroep niet schaadt.  
  2. De groep ondersteunt de open dialoog en de uitwisseling van ideeën en het delen van kennis. Dit gebeurt op persoonlijke titel. Bij onderwerpen die van doen hebben met de Scoutinggroep, vermeld je hierbij je functie binnen de groep en de naam van de groep (namens de groep publiceren).  
  3. Vrijwilligers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die ze publiceren op sociale media. Zij zijn zich bewust dat wat zij publiceren, voor langere tijd openbaar zal worden, met de eventuele gevolgen voor hun privacy.  
  4. Vrijwilligers die zich op een website of social media-kanaal anders dan die van de groep uiten over iets dat te maken heeft met de groep, maken kenbaar vanuit welke titel zij publiceren, eventueel aangevuld met een ‘disclaimer’ waarin staat dat, in geval van een persoonlijk standpunt, dit niet overeen hoeft te komen met dat van de organisatie (m.n. bij blogs). 
  5. Vrijwilligers respecteren het beeld-, auteurs- en citaatrecht.  
  6. Vrijwilligers publiceren geen  vertrouwelijke informatie.  Voor groepsgebonden informatie raadplegen zij het groepsbestuur.  
  7. Vrijwilligers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke informatie verstrekken over leden en de groep.  
  8. Reageer open en transparant op berichten, vragen en opmerkingen. Blijf feitelijk en eerlijk.  
  9. Ga niet in discussie met ouders en jeugdleden (voer de discussie in een gesprek tijdens de opkomst).  
  10. Vrijwilligers mogen actief zijn op social media, zolang het spelprogramma en de opkomsten daar niet onder lijden. Binnen de groep worden hierover afspraken gemaakt. Voorbeeld protocol social media 3  
  11. Als je actief bent op social media uit naam van de groep, zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met hoe we ons als groep willen presenteren(concreet maken) 
  12. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt.  
  13. Leidinggevenden, bestuurders en andere vrijwilligers van de groep zijn zich bewust van het feit dat alle leden kunnen lezen wat zij schrijven en moeten zodoende nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren.  
  14. Bij de geringste twijfel over een publicatie of over de raakvlakken met Scouting is het verstandig contact te zoeken met je teamleider of iemand van het bestuur. Overleg. Uiteindelijk is het helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je post of publiceert. Het kan echter geen kwaad advies in te winnen.  
  15. De Scoutinggroep zorgt ook digitaal voor een veilige (speel)omgeving voor jeugdleden en vrijwilligers en communiceert met leden over hoe zij dit doet.  
  16. De Scoutinggroep legt vast welke maatregelen zij neemt bij digitale overtredingen van vrijwilligers en  jeugdleden en communiceert dit met deze doelgroepen.  
  17. Bij onze Scoutinggroep is de afspraak dat vrijwilligers en volwassen leden, geen ‘vriendschap’ aangaan met minderjarige (<18) jeugdleden op hun persoonlijke accounts. Hierbij wordt er een uitzondering gemaakt voor Explorer begeleiding, waarbij de leeftijd wordt verlaagd naar <15 jaar. 
  18. Onze scoutinggroep is actief op verschillende sociale media kanalen. 

Login or Registreer

LOG IN